举办“非常规会议”（unconferences）的十个原则

作为中国的会议从业者必须认识一个新的老词——unconferences，尤其是在需要创新的今天而言。那么本文基于《Ten Simple Rules for Organizing an Unconference》（PLoS ComputBiol. 2015 Jan）进行翻译，此外参考了维基百科unconferences词条以及相关文献资料。通过6000字的文章，让你一文读懂什么是unconferences，相信这是介绍unconferences的最全面的的文章了。未经许可，不得转载。

一．什么是“非常规会议”（unconferences）？

通常而言，传统会议，比如学术会议是科研人员和专业人士的传统平台，适合社交、了解特定学术领域的最新发展趋势。一般情况下，组委会和发起人决定会议的主题和议题，并根据同行评审论文选出主持人。选定的演讲者通常通过演示文稿和海报与观众分享他们的研究成果。但是我们却越来越厌倦了这种毫无新意的主旨演讲、毫无共鸣的小组讨论、呆板的PPT演讲这种形式。要知道，最激动人心的讨论通常是在咖啡休息时进行的，参加者可以互相交流，并以更为非正式的方式讨论各种主题，包括自己的研究兴趣，同时拓展自己的专业网络。

最近一些年，尤其是科技节，特别强调促进这种非正式的会议，我们通常称之为“非传统会议”（unconventionalconferences）或“非常规会议”（unconferences）。

尽管很多人可能还没有参加过“非常规会议”，但这个概念已经存在了二十多年了。 早在一九八五年就开始使用这种并不具有会议形式的活动， 比如Foo Camp，BarCamp， EdCamp，ScienceOnline，BIL Conference，FreedomHEC，THATCamp，SpaceUp，TeachMeet，JournalismUnConference等。这些活动的成功使得“非常规会议”形式越来越受欢迎。

与传统会议不同，“非常规会议”是一个以参与者为导向的会议，与会者决定议程，讨论话题，研讨会，甚至是时间和地点。非正式和灵活的计划允许参与者提出自己兴趣的主题，并相应地选择会话。这种形式为来自不同学科的研究人员提供了一个设计共同关心的话题的合作机会。换句话说，在这种情况下，没有任何话题被预先确定，没有主题演讲者被邀请，没有安排小组讨论。相反，这次活动完全由参加者参与并结束。他们决定将讨论哪些主题，并召集个别的分组会议。换句话说，在参与者创建之前，没有任何议程。会话的内容不是坐在会议室前排的个别人，而是由会议室内所有与会者产生的，因此每个参与者都具有重要的作用。

“非常规会议”形式的优点包括：侧重于与参加者相关的主题（因为他们建议），团队合作发展的机会，时间安排的灵活性以及每个参与者的贡献。在会议期间建立的关系往往得以延续。这种相互作用可以导致生产性合作，专业发展机会和资源网络，并且在参与者之间建立社群方面非常有效。因此，“非常规会议”形式给参与者一起工作的经验，这可以改变他们对日常工作的看法。

非常同会议一般适用于小规模的会议，但是大到1000人的会议也不是不可能，比如波士顿的MASSTLC’s Innovation unConference。

关于如何组织“非常规会议”，有一系列文章提供了技巧和建议，虽然本文中提出的规则与组织“非常规会议”更相关，但其中几个点也是组织其他类型活动的补充、指导。

二、非传统会议产生的背景

非传统会议得以流行主要有以下一些原因：

1.       非常规会议起源于

非常规会议会议随着1985年的开放空间技术的兴起而兴起。"unconference" 这个词首次出现在1998年的XML开发者大会的会议通知之中。

2.创新、创业是一个集体的过程，需要群策群力

创新是一个集体的过程很重要，人们通过相互借力，互相共同创造。创新者相信，创新需要相互支持，从而轮流推动边界。这也是发掘人才的很高效的方法。

3.新生代更喜欢说而不喜欢听

现在的年轻人在会议之中更喜欢表达、表现、分享，而不是一本正经坐着听讲。这种趋势越来越明显，因为新生代更自信，更自负，更有主见。

4.被证明是更有效率的会议

根据以太网的发明人罗伯特·迈特卡尔的名字命名的迈特卡尔定律是说：网络的价值与网络使用者数量的平方成正比。在会议领域，著名的张江男孔华威在他的书中做了一个比喻，比如10个人开会，假设让每个人自身的智力和可能的贡献都是1，那么在一个完全开放的双向会议之中贡献智慧，其价值就是10*10=100，如果有3个人开小差也不发言，这个会议的价值就是7*7=49，如果只有1个人发言，9个人听，听完了散会，那么这个会议的价值不超过10，如果有3个人没有听的话，那么这个会的价值就只有7。人们要参会，其实就是要加入这个网络，在这个网络之中发挥价值，把自己的观点让大家分享，得到反馈，这就是老孔所说的网络精神：平等、开放、激活。

三、举办非常规会议的十大规则

下面是根据非常规会议的讨论总结出的举办非常规会议的十大法则：

规则1：如何决定是否采用“非常规会议”？

是否将会议作为“非常规会议”或传统会议举办，并没有万能公式，但是在参与者人数、场地规模、与会者的期望以及总体目标等方面的考量中，也是有规律可循的。“非常规会议”非常适合促进与会者之间的互动和互联，因为允许更灵活的议程。讨论主题是参与者自定义和影响的，知识交流从许多到更多。当讨论组相对较小，创造灵活、有创意、有利于交流的环境时，这种做法特别好。另一方面，传统会议可以更好地适应较大的观众群体，会议的重点更多地是正式学习和知识共享，而不是参与者之间的参与和互动。然而，经验表明，包括在这些活动中的“非常规会议”可以成为让人们参与，建立联系，创造性，共同达成目标，开发交互式知识交流的宝贵平台的另一个有价值的方式。还应该指出的是，一些成功的“非常规会议”也比较大（例如，ScienceOnlineTogether有500名参与者）。

规则2：选择合适的形式

根据任务和参与者的目标，非常规会议可以通过许多不同的方式进行组织。非传统会议的一个例子就是：“Birds of a Feather”（物以类聚）-那些具有相同爱好、话题的人们聚集在一起形成小组参与讨论，事先并不需要提前预设议程。现场通过白板的议程模板涂涂写写。

还有一些例子是涉及以项目制驱动的活动，包括那些主要侧重于技术专题、软件项目开发，比如“黑客马拉松”。在这些活动之中，小团队聚集在一起，为开发、处理软件项目特定的部分一起工作。

策划非常规会议并不需要过多的组织力量介入，因为话题和结构由潜在参与者在活动之前收集。组织者是小组成员，以透明和开放的程序，梳理大家的点子，通过排序来构建或大或小的讨论群组。

通过组建小规模的讨论组在不同小组之间参与不同话题的讨论，这样的形式被称为“world café”（世界咖啡馆）式的讨论，让参与者在有限的时间内参与更多的话题讨论。在一定的时间间隔，每一个参与者都移动到不同的桌位上在改组的主持人的支持下参与具体的讨论。

在“fishbowl”discussion（一般译为讨论圈、鱼缸式讨论）讨论形式中，四五个主要讨论者围坐在正中央，其余听一圈一圈众围坐在他们身后，听众可以上台替代主要讨论者，这一形式和电视台节目很相似。其他的形式还有Think-Pair-Share、Peer Discussion、Six ThinkingHats、Dotmocracy、Ignite、Knowledge Café、Lightning talks、Open SpaceTechnology、PechaKucha、Speed geeking，不再一一解读，感兴趣的可以维基百科或者百度一下。

规则3：设定一个明确的会议使命

设定一个清晰可见的使命陈述是行之有效的方法，可以聚焦活动内容和结构的重点。可以把群体的目标放在首位，弱化个体的目的。根据经验，人们参会主要有两个原因：（1）与有共同利益的人互动（2）学习和自己有关的有用的信息、技能（专注于自己的职业发展）。有了明确的使命就会更注重参与者的期望，这是达成会议目标的有效途径。它可以帮助创造有利的环境，超越简单的头脑风暴。使命陈述使得对重点和具体的会议内容的决策不那么主观，保持透明的判定标准并于会议的总体目标保持一致。

规则4：减少讲座式的演讲

非传统会议与传统会议与传统会议，特别是学术会议存在着一个最显著的不同特点：传统会议的共同点是正式的演讲（即讲座形式），具体来说就是普通听众听某一个行业大佬演讲，进行被动的沟通，缺乏互动。而非传统会议减少了讲座形式，提倡知识共享。这就意味着，会议内容来自分享的经验以及所有参与者的专长，而不是坐在前排的专家，因此不存在麦霸。在这里每一个声音都有价值。

规则之5：让参与者介入活动的筹备和计划阶段

以参与者为中心的思想，也许是区分传统会议的主要特征。被授权的参与者，知道如何发挥直接影响，参与活动结构和内容的贡献，从而付出更大的投入寻求成功。当然，对于他们而言也必须特别关注细节，比如设施设备的需求、场地、社交链接、餐饮等细节对活动的成败也起着重要的作用。掌控非常规会议的灵活性需要靠谱的供应商，这样可以节省时间和精力，减少对参与者和主办者的双重挫败感。

因此，参加这样的会议通过激发每个人的贡献，从而能够获得更大的激情和兴奋点。如果核心小组的成员致力于活动程序的策划，那么参与者可以更多的参与讨论环节，为内容、讨论形式的多样化贡献力量，每个人分工清晰，避免不必要的挫折和混乱。通常的做法是指定一名个体作为协调者，对筹备情况负责。在非常规会议开始前，议程应该是对每一个参与者公开可见的，必须包含主题、分主题、讨论时间、联系方式等重要信息。这一标准流程要求每一个参与者知道规则以及如何参与贡献。

（非常规会议的设计图也很不一般）

在会后总结上，有什么好的建议、反馈、下一次会议的主题都可以无所不谈，可以很容易决定。下一届会议的额目标会马上指导下一步的工作，志愿者可以马上决定参与新的工作组之中。最后，鼓励主持人发挥自己的人脉资源，尽早锁定下一步的贡献者。

规则6：营造开放、轻松的氛围

为举办一个成功的非传统会议，气氛一定要放松、开放、友好和乐趣。这将确保所有参与者，尤其是让那些首次参会者感到欢迎和被尊重。此外，轻松的氛围能够促进互动和交流。怎么创造这样的氛围呢？那就是仔细思考场地的布局——场地大小、桌椅的替换；比如随时准备改变讨论的形式（U型、半圆型），为小的讨论组准备的桌椅，好的摆设不仅促进交谈还能提升整体的个人体验质量。

  非常规会议的组织者、参与者应该张开双臂欢迎新加入者以及新的形式。在活动开始前吸收新的价值和做法。这样进一步促进人们的互动。

鼓励沟通和参与的有效的方式是设计破冰活动，尤其是在活动的早期阶段。小组活动最常用的，因为许多参与者很容易在更小、更亲密的团体内积极互动。这将有助于新的与会者认识新朋友，以一种轻松的方式开始建立一段关系。

害怕公开演讲、被质疑、争论在所有的学术领域和社团都很普遍。非常规会议的目的是克服通过建立自信和互相尊重的环境来克服这些恐惧。

此外任命一些有把控能力的主持人也能够实现这一目标。好的主持人有能力鼓励所有与会者分享自己的想法，听取别人的意见，考虑到所有人的贡献。比如，如果主持人能够重复一个参与者的名字并将起名字和某项原创点子相挂钩，将会极大地鼓励参与者的自信心。多元化的观点应该得到鼓励，互相尊重和畅所欲言的氛围尤其重要。

规则7：信任您的社群

非传统会议的优先着眼点是，让大家自主选择如何参与活动。而传统的会议的重点是主办单位的规划和既定议程中的演讲人。因此，在非传统会议中，活动成功与否的责任更平等地平摊到每一位参与者身上。减轻主办方责任这种转变乍一看有点吓人，因为这样做似乎对活动成功并不起作用，且缺乏控制可能难以让人接受，特别是对于那些倾向于微观管理的主办者而言。在非传统会议中，如果他们信任他们的群体成员与他们一起工作，那将是成功的，而这种转变是值得拥抱的，而不是抵制的，因为它带来了许多令人兴奋和活力的机会。这样讲创造一种参加者被授权、分享领导力、群体所有权的氛围。

这也就很好的说明了大多数个体选择参加非常规会议的动机，是该活动和自己的联系。每个人都有了一种使命感。

主办者的压力也大大缩减。此外，信任群体成员也会减少创新的风险，哪怕是这样的创新可能并没有计划之中那样成功。因为，被授权的每个人都会竭尽所能的为群体做出贡献。因此，学会信任是拥抱此类活动的关键。

规则8：让交流变得尽可能的简单、透明、不那么有有野心是活动的关键

参加交流活动是人们选择任何会议的共性需求。而非常规会议的一个主要特点是强调互动沟通，让每一个参与者有机会发言。为了达到这个目的，使用多种协作手段（例如wiki技术让大家参与事前策划）促进会前、中、后的交流，同时降低成本就尤为重要。

还有一些工具，例如共享笔记、速记、经典的白板、颜色记号笔便于搜集大家的意见和建议。会后的在线照片、及时的快评、网上论坛（如http://etherpad.org/）也是吸引二次讨论的好工具。

规则9：过程和结果一样重要

提取集体智慧、知识和与会者的经验并做好全纪录是鼓励参与者共同的目标。

  很少有活动能够全程记录这一过程，然而，非传统会议在发挥群体智慧头脑风暴、开发初始计划、设定项目大纲等方面表现卓越。有一套协作工具帮助参与者记录和分享就非常重要，并使得活动的受众超越了现场的受众。并使得话题的讨论超越了时空，得以继续延续。

规则10：任何想法都是有价值的

当一个多元化的群体一起工作，有的人擅长大局观，有的人擅长细节，两者都应该得到鼓励。虽然新思路的讨论往往从概念层面开始，看起来乎微不足道的贡献值，或者细微的细节对一个项目的最终成功是至关重要的。因此，不要放过琐碎的闲言碎语和观点，那或许恰恰是创意之所在。正确的方法是随时随地记下那些主意和建议，之后再规整。千万不能有先入为主的成见，某一个人另类的想法可能恰恰能激发前进。

深思熟虑

举办非常规会议并没有独门秘籍，但是有些确实确定的。那就是用“我们”来思考代替“我”。因为台下观众的集体智慧远远大于台上演讲者的智慧。

虽然上面是根据一场“非常规会议”大家伙讨论总结出的十大法则，但是企业家Joshua Kauffman总结了两大法则：

1.非常规会议没有一场演讲。

2.如果一个会议没有起到激励与会者，那就是没有贡献，赶紧找备案吧。

补充阅读：世界咖啡馆会话法

世界咖啡馆（The World Café）是一种脑力激荡的讨论程序，是非常规会议的一种形式。其特点如下：

l 4－5 个人围坐在类似咖啡座的桌子旁，或围坐成一个谈话小组。

l 展开每次为时 20-30 分钟的渐进式谈话（通常为 3 轮）。

l 各小组同时开始探讨与工作、生活或社区密切相关的同样的话题。

l 鼓励各桌的桌主及成员们将讨论中出现的重要的想法、意见记录在桌布或铺在桌子中间的纸上。

l 完成第一轮讨论后，每桌请一个人留在原位做桌主，其余的人则做“旅行者”或者“意义大使”，将主要的想法、主题、或者问题带到新的讨论中。

l 请桌主欢迎新来的伙伴，简单介绍刚刚讨论中的主要想法、主题及问题，并鼓励新来的朋友将这桌的想法与他们刚刚各自讨论的内容联系起来。大家要注意互相倾听，在各自的贡献上做更深入地思考。

l 几次讨论的机会会将各种想法、主题及问题开始联系在一起。在第二轮讨论结束后，所有桌子讨论的内容都会和前一轮讨论的见识相互结合。

l 第三次的讨论，所有的人可以回到原位综合整理自己的发现，也可以转移到新的桌子继续讨论，留在座位上的可以是第一次的桌主，也可以是新的桌主。有时候，第三次讨论可以是一个更为深入探讨问题的新题目。

l 几次讨论之后，全体一起分享发现和各自的见解。在这些城镇会议式的讨论中，相同的问题可以被确定下来，集体的智慧在成长，行动的可能性也涌现出来。当知道了会议的目的以及可用于会议的时间长度之后，你就能决定要讨论几次，每次讨论持续多长时间，怎么才能最有效地提出问题，以及最有趣地将想法与意见整合到一起的方式。